RylnaOS

Vue d’ensemble

RylnaOS est la plateforme de gestion d’une clinique : rendez-vous, salle d’attente, consultations, ordonnances, facturation, hospitalisation et pharmacie. Chaque personne qui s’y connecte a un profil qui détermine ce qu’elle voit et ce qu’elle peut faire.

Se connecter

La connexion se fait avec un identifiant et un mot de passe. Une couche de sécurité supplémentaire peut s’ajouter selon les réglages du compte.

1. Identifiant et mot de passeSaisie classique. Après 5 échecs, le compte est bloqué 15 minutes par sécurité.
2. Double authentification (si activée)Soit un code à 6 chiffres généré par une application d’authentification (Google Authenticator ou équivalent), soit un code reçu par SMS. Cocher « Se souvenir de cet appareil » dispense de le ressaisir pendant 4 jours sur le même navigateur.
3. Plusieurs cliniques ?Si le même identifiant est rattaché à plusieurs cliniques, un écran de choix s’affiche pour sélectionner celle dans laquelle entrer.

Mot de passe oublié

La récupération démarre par la saisie de l’identifiant, puis propose les canaux disponibles sur le compte : SMS, WhatsApp ou email. Si l’authentification à deux facteurs est active, il est aussi possible de prouver son identité directement avec un code de l’application (5 tentatives maximum).

Rôles & permissions

Chaque module de l’application (patients, dossiers médicaux, rendez-vous, ordonnances, facturation, documents, personnel, audit…) dispose de deux droits distincts : lecture et écriture.

L’admin d’une clinique peut personnaliser ces droits, module par module et par rôle (médecin, infirmier, réceptionniste), dans l’écran Rôles & permissions. Chaque changement est journalisé avec le détail avant/après, et un bouton permet de revenir aux réglages par défaut. Règle automatique : impossible de donner le droit d’écrire sans le droit de lire, et l’admin garde toujours au minimum l’accès au tableau de bord, aux patients, au personnel et aux paramètres.

Réglages par défaut

• Médecin : lecture sur services, patients, dossiers, rendez-vous, ordonnances, facturation, documents — écriture sur patients, dossiers, rendez-vous, ordonnances, factures
• Infirmier(ère) : lecture sur patients, dossiers, rendez-vous — écriture sur patients, rendez-vous et constantes vitales uniquement
• Réceptionniste : lecture sur patients, rendez-vous, facturation — écriture sur patients, rendez-vous, factures, paiements (jamais les dossiers médicaux)

Les modules sensibles (dossiers médicaux, documents patients, ordonnances, journal d’audit) sont signalés comme tels dans l’écran de configuration, pour attirer l’attention avant de les ouvrir à un rôle.

Gestion du personnel

Recherche, tri, pagination et modification de chaque membre de l’équipe.

Planning et disponibilités

Un même écran « Mes disponibilités » sert deux usages différents selon le profil.

Le pharmacien n’apparaît pas dans ce mécanisme : son espace pharmacie est séparé.

Rendez-vous

L’agenda de la clinique, du premier contact à la consultation.

• Un médecin voit par défaut ses propres rendez-vous du jour (il peut basculer vers l’historique complet de la clinique via un filtre)
• Admin, réceptionniste et infirmier voient tous les rendez-vous de la clinique
• Statuts : en attente → confirmé/accepté → prêt pour médecin → terminé, ou bien rejeté / annulé / absent (no-show)
• Un rendez-vous non honoré à l’heure prévue (patient non marqué arrivé) bascule automatiquement en « absent » après coup

Marquer un rendez-vous « Urgent »

Réceptionniste, infirmier, médecin et admin peuvent basculer manuellement un rendez-vous non terminé en urgent : il remonte en tête de la liste du jour. Le marquage se fait aussi automatiquement si le motif contient un mot-clé sensible (douleur intense, difficulté à respirer, saignement, AVC, fracture, brûlure, convulsion…) — liste personnalisable par clinique — que la création vienne du personnel ou du formulaire public.

Création rapide (sans rendez-vous ou par téléphone)

Un dossier patient minimal (nom + prénom) se crée en quelques secondes, avec vérification anti-doublon par téléphone. Selon le canal, cela enchaîne soit sur un accueil immédiat (rendez-vous confirmé, patient marqué arrivé), soit sur le formulaire de rendez-vous classique pré-rempli.

Annulation

Le délai minimal avant lequel un rendez-vous peut encore être annulé est configurable par clinique (3 heures par défaut) et s’applique à l’identique, que l’annulation vienne de la réception ou du patient lui-même depuis son portail.

Salle d’attente

Le suivi des patients présents, de l’arrivée jusqu’à la consultation.

• L’infirmier voit tous les patients en salle d’attente de la clinique (il doit pouvoir prendre les constantes de n’importe qui)
• Le médecin dispose d’un bouton « Mes patients / Tous » : par défaut il ne voit que ses propres patients
• Le bouton « Marquer arrivé » enregistre l’heure réelle d’arrivée et fait apparaître le patient dans la liste
• La liste est triée par heure d’arrivée réelle, du plus récemment arrivé au plus ancien

Réservation en ligne (sans compte)

Interface publique, accessible sans se connecter, pensée mobile.

1. Choisir un médecinSeuls les comptes médecin actifs, ayant des disponibilités configurées et au moins un créneau libre dans les 7 prochains jours, apparaissent. Réceptionniste et pharmacien n’apparaissent jamais dans cette liste.
2. Date & créneauCréneaux disponibles en temps réel ; les créneaux déjà passés dans la journée sont automatiquement masqués.
3. Informations du patientPrénom, nom, téléphone, motif. Si le téléphone correspond à un patient déjà connu de la clinique, le rendez-vous est rattaché à son dossier existant ; sinon, un dossier est créé automatiquement.

Portail patient

Un espace personnel, accessible avec uniquement un numéro de téléphone.

• Connexion par téléphone + code de vérification reçu par SMS, à chaque session
• Le numéro de téléphone est l’identifiant global : si le patient est suivi dans plusieurs cliniques RylnaOS, le portail regroupe automatiquement tous ses dossiers en un seul espace
• Consultation des rendez-vous (avec filtres), ordonnances, factures et documents (uniquement ceux publiés par le personnel)
• Possibilité d’annuler soi-même un rendez-vous, avec le même délai minimal que pour la réception

Consultation

Le cœur du dossier médical : constantes, diagnostic, traitement et ordonnance en un seul écran.

Seuls le médecin et l’admin clinique peuvent documenter une consultation complète (diagnostic, traitement, ordonnance). L’infirmier renseigne les constantes vitales en amont, dans un écran dédié : elles remontent ensuite automatiquement dans le formulaire du médecin. Une clinique peut étendre la saisie des constantes à d’autres rôles via ses réglages.

Contenu d’une consultation

• Constantes (poids, taille avec IMC calculé, tension, température, fréquence cardiaque, SpO2, glycémie…)
• Motif, symptômes, examen clinique, examens complémentaires à cocher (analyse sanguine, radio, écho, scanner, IRM)
• Diagnostic (obligatoire), traitement, notes privées séparées
• Le formulaire s’adapte à la spécialité du médecin (champs additionnels pour cardiologue, ophtalmologue, dentiste…)

Avant l’enregistrement définitif, un aperçu récapitule motif, diagnostic, médicaments et actes facturés ; l’enregistrement crée en une fois la consultation, l’ordonnance et la facture, et marque le rendez-vous comme terminé. Un garde-fou empêche toute création en double en cas de double clic.

Dossier patient & accès exceptionnel

Historique complet du patient, avec un mécanisme optionnel de cloisonnement entre médecins.

Le dossier regroupe l’historique des consultations, les ordonnances, les factures, les documents, et pour les mineurs un suivi de croissance (poids/taille).

Restriction des dossiers par médecin Optionnel

Un réglage clinique (désactivé par défaut) peut limiter chaque médecin à ses seuls patients. Cette restriction ne s’applique qu’au rôle médecin — jamais à l’admin, l’infirmier ou la réceptionniste. Un patient est considéré comme « le sien » si l’une de ces conditions est vraie :

• le médecin est déclaré médecin traitant du patient
• il a eu avec lui un rendez-vous réellement honoré (les rendez-vous annulés, rejetés ou non-honorés ne comptent pas)
• il a déjà rédigé une consultation pour ce patient dans cette clinique

Accès exceptionnel (« bris de glace »)

Si l’accès est refusé, le médecin arrive sur un écran d’accès restreint proposant un accès immédiat, sans validation préalable d’un tiers — pour ne jamais retarder un soin urgent. Un motif est obligatoire ; l’accès reste valable 8 heures pour ce patient et est intégralement journalisé (médecin, patient, motif, horodatage).

Ordonnances

Créées uniquement par un médecin, numérotées automatiquement, imprimables.

La base de médicaments regroupe des noms génériques par classe thérapeutique (antibiotiques, antalgiques…) avec forme, posologie et durée par défaut, ainsi que les noms de marques commerciales associées — elle s’adapte à la spécialité du médecin connecté.

Documents patient (labo, imagerie)

• Tout membre du staff ayant accès au module peut déposer un document (résultat de laboratoire, imagerie…)
• Un dépôt reste en brouillon, invisible du patient, tant qu’il n’a pas été publié
• Seuls le médecin et l’admin clinique peuvent publier ou dépublier un document
• Un aperçu s’ouvre directement dans le dossier, sans téléchargement forcé

Hospitalisation

Module activable ou désactivable par l’admin clinique : désactivé, aucune nouvelle admission n’est possible. Chaque salle a un nom, un type, une capacité en lits (créés automatiquement), un tarif par jour et un statut actif/inactif.

1. AdmissionLa salle et le lit choisis fixent le tarif du séjour ; motif, diagnostic, médecin responsable et date d’entrée sont enregistrés.
2. Suivi du séjourDes actes ou frais complémentaires peuvent être ajoutés en cours de séjour.
3. Sortie & facturationLe lit est libéré. La facture, déclenchée manuellement, additionne le nombre de jours × le tarif/jour de la salle, plus les actes complémentaires.

Configuration métier

Services, actes et tarifs : la façon dont la clinique pratique la médecine, regroupée en un seul écran à onglets.

• Services médicaux — les spécialités proposées par la clinique (nom, horaires, personnel affecté)
• Actes — les prestations rattachées à chaque service, chacune pouvant être reliée à un tarif (le prix et la durée sont alors repris automatiquement)
• Tarifs — organisés par catégorie (consultation, urgence, suivi, spécialité, acte, laboratoire, imagerie, vaccination…), avec un jeu de tarifs par défaut proposé au démarrage
• Assurances — un taux de couverture (et un plafond optionnel) peut être défini par assureur et par tarif ; le patient paie automatiquement la différence
• Spécialités & constantes, Hospitalisation, Symptômes prioritaires — regroupés dans le même écran

Facturation

• Une facture apparaît quand le médecin coche un ou plusieurs actes lors de la consultation, ou peut être créée manuellement depuis l’écran Facturation
• Statuts : en attente, payée, ou partielle
• Si un assureur est sélectionné, la part assurance et la part patient sont calculées automatiquement à partir de la couverture définie sur le tarif
• Remises possibles ligne par ligne

Caisse & Mobile Money

La configuration technique des connexions mobile money (clés, mode démonstration ou réel) n’est pas accessible depuis la clinique — elle est activée par le support RylnaOS.

Module Pharmacie

Un espace dédié, lié à la clinique mais avec son propre parcours.

• Catalogue — import des médicaments par fichier, avec détection automatique des doublons
• Réceptions fournisseur — saisie manuelle ou scan du bon de livraison : chaque ligne reconnue (n° de lot, péremption, quantité) est présentée pour relecture avant tout enregistrement en stock, rien n’est validé automatiquement sans vérification humaine
• Stock — géré par lots, sortie automatique du lot dont la péremption est la plus proche en premier, alertes de rupture et de péremption à venir
• Dispensation — traitement des ordonnances, décompte du stock, encaissement en caisse pharmacie
• Rapprochement ordonnance ↔ catalogue — le médicament prescrit en texte libre est retrouvé dans le catalogue par comparaison de mots entiers (jamais par simple morceau de texte, pour éviter les confusions dangereuses, par exemple entre deux médicaments dont le nom est proche)
• Caisse pharmacie — vente au comptoir ou encaissement d’une dispensation, avec un suivi des ventes du jour
• Rapport prescrit / dispensé — compare, ordonnance par ordonnance, ce qui a été prescrit à ce qui a réellement été délivré